OmniDocs
software
- Alle documenten in verschillende fases per project
- Toegangsrechten wie mag opladen en wie goedkeuren
- Uitnodigingen versturen om documenten op te laden
- Volgende fase pas als alle documenten goedgekeurd zijn
- Duidelijk overzicht wie wat nog moet goedkeuren
- Afsluiten en wegschrijven volledig dossier
- Overal toegang tot de dossiers
Dit zijn nog maar enkele van de voordelen...
Bespaar je bedrijf tijd en geld met deze software. Verlies geen documenten uit het oog. Houd ten alle tijde het overzicht en vooral houd elke goedkeuring bij.
Iedereen hetzelfde platform, duidelijke communicatie en opvolging van alle documenten en goedkeuringen. Iedereen ziet zijn deel van het project.
Al dezelfde projecten vereisen dezelfde documenten. Vergeet geen enkele stap meer in het documenteren van het project.
U hoeft geen IT'er te zijn, een overzichtelijke, gebruiksvriendelijke interface. U leert de software gebruiken in een mum van tijd.
Voeg uw eigen templates, fasen, rollen,... toe. De software moet voor uw bedrijf werken en niet omgekeerd.
Onze software is ook toegankelijk op smartphones en tablets. U heeft overal zicht op uw projecten.
Ter plaatse of online tonen wij u de mogelijkheden van de software.
Daarna kan u gerust zelf verder testen of de software past binnen uw bedrijf.
De mogelijkheden om OmniDocs te gebruiken in verschillende domeinen zijn divers.
U kan alle instellingen beheren in de software zelf en aanpassen indien nodig.
Bepaal in één of verschillende templates welke fasen en documenten allemaal nodig zijn.
Per fase kan u aangeven welke rol (architect/bouwheer/...) een fase mag goedkeuren alvorens naar een volgende fase te gaan.
Hetzelfde kan men aanduiden voor wie een document mag opladen, goedkeuren of downloaden. Goedkeuring is niet altijd verplicht, dit stelt
u zelf zo in.
Bij het aanmaken van een nieuw project kan u dan kiezen welke template u gaat gebruiken.
Templates
Dossiers
U geeft de algemene gegevens in en kiest welke template u voor dit project wilt gebruiker. Alle fases en nodige documenten worden gekopieerd naar het project.
Afhankelijk van de nodige rollen vraagt de applicatie om per rol één of meerdere gebruikers aan te duiden.
Per fase wordt verwacht dat u een aantal documenten gaat opladen. Indien goedkeuring nodig is, wordt die persoon verwittigd van zodra het document werd opgeladen.
In de applicatie vindt u een duidelijk overzicht per fase welke documenten nog nodig zijn.
Als een document niet wordt goedgekeurd, wordt een reden gevraagd en dit wordt bijgehouden in een logboek. U kan dan een herwerkt of verbeterd document opladen.
Van zodra alle documenten in een fase opgeladen en goedgekeurd zijn kan de fase worden goedgekeurd en afgesloten.
Uitvoering
In the loop
Er worden automatische herinneringen uitgestuurd als een document moet worden goedgekeurd. Dit om het project en het bijhorende digitale dossier gaande te houden.
Wie een goedkeuring moet geven voor een document vindt dit handig terug op de startpagina na in te loggen en moet dus niet alle projecten overlopen om de juiste plaats
te vinden.
Van zodra alle fases zijn doorlopen en dus alle documenten zijn toegevoegd en goedgekeurd kan met een project afsluiten. Er wordt dan een pdf met indexlijst van alle documenten gemaakt en de documenten worden in één groot zipbestand ter beschikking gesteld voor download. Indien gewenst kan men dus het gehele project na afloop online bewaren en zo online ruimte vrijmaken.
Download
Waarom ingewikkeld maken? Alle abonnementen zijn jaarabonnementen om de administratie te beperken. U kan ten alle tijde naar een hoger abonnement overschakelen indien gewenst.
per maand
per maand
per maand
per maand
Het laatste nieuws of interessante artikels over document management.
Architecten werken dagelijks met een enorme hoeveelheid documenten: blauwdrukken, bouwtekeningen, contracten, technische specificaties en vergunningsaanvragen. Het organiseren en beheren van al deze bestanden kan een uitdaging zijn, vooral wanneer projecten complexer worden en meerdere partijen betrokken zijn.
Lees meer
Een elektronisch documentbeheersysteem (EDM) kan de kosten van verkeerd gearchiveerde of verloren documenten, overtredingen van regelgeving, papier- en andere verspilling van hulpbronnen en veelvoorkomende fouten bij het invoeren van gegevens drastisch verlagen.
Lees meer
Het idee kwam tijdens een gesprek met Bisar architecten, zij zochten een eenvoudige, gebruiksvriendelijke online software om hun digitale dossier te structureren en op te volgen. Na een aantal dagen brainstormen werd de ontwikkeling door SparkMedia gestart. In de daarop volgende gesprekken werd de software telkens scherper gesteld en verbeterd.
Vul je gegevens in en krijg direct toegang tot een demo van OmniDocs. Geheel vrijblijvend en zonder verdere verplichtingen.
Ok, ik wil proberen